Nằm trong lộ trình hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số toàn diện của tỉnh Bắc Ninh, Trường Trung cấp nghề Giao thông vận tải Bắc Ninh đã và đang chủ động đi đầu trong việc loại bỏ dần dòng tiền mặt trong môi trường học đường. Việc triển khai đồng bộ hệ thống thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ mang lại sự tiện lợi tối đa cho người học mà còn là bước đi chiến lược giúp tối ưu hóa bộ máy quản trị tài chính, hướng tới mô hình nhà trường thông minh, minh bạch và an toàn.
Trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động sâu rộng đến mọi lĩnh vực, chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các cơ sở giáo dục nghề nghiệp. Thực hiện các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh về việc thúc đẩy các phương thức thanh toán điện tử, Trường Trung cấp nghề Giao thông vận tải (GTVT) Bắc Ninh đã quyết liệt triển khai công tác thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) trong toàn bộ hoạt động thu, chi và quản lý nội bộ.
XU THẾ TẤT YẾU VÀ LỢI ÍCH ĐA CHIỀU TẠI MÔI TRƯỜNG ĐÀO TẠO NGHỀ
Đối với một cơ sở đặc thù có số lượng học viên lớn, thường xuyên phát sinh các khoản thu theo đợt như học phí học nghề, học phí đào tạo lái xe, việc duy trì phương thức thu tiền mặt truyền thống trước đây gây ra không ít bất cập. Áp dụng TTKDTM đã mang lại những thay đổi mang tính đột phá cho cả nhà trường và người học.
Tối ưu hóa sự tiện lợi cho học viên: Giờ đây, thay vì phải mất thời gian xếp hàng chờ đợi tại phòng Tài chính-Kế hoạch. Các học viên – đặc biệt là học viên học lái xe ô tô có lịch trình bận rộn – có thể thực hiện nghĩa vụ đóng học phí mọi lúc, mọi nơi thông qua các thao tác đơn giản như chuyển khoản quét mã QR hoặc sử dụng mã tài khoản học phí. Phương thức này loại bỏ hoàn toàn các rủi ro phát sinh như rơi mất tiền mặt, lẫn lộn tiền giả trong quá trình di chuyển và nộp tiền.
Nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ: Không chỉ dừng lại ở phía người học, nhà trường đã đồng bộ hóa việc chi trả lương, thưởng và các chế độ phụ cấp cho toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua tài khoản ngân hàng. Các giao dịch thanh toán cho nhà cung ứng vật tư, nhiên liệu phục vụ xe tập lái, hàng hóa dịch vụ cũng được thực hiện 100% qua kênh điện tử, giúp dòng vốn lưu thông nhanh chóng, giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính rườm rà.
Minh bạch hóa tài chính và an toàn kho quỹ: Việc số hóa các giao dịch giúp mọi nguồn thu, chi được ghi nhận tức thời, chính xác trên hệ thống điện tử của ngân hàng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác theo dõi, đối soát, hậu kiểm và kiểm toán tài chính. Đồng thời, phòng tài vụ không còn áp lưu trữ khối lượng tiền mặt lớn tại quỹ, giảm áp lực quản lý kho quỹ và triệt tiêu các nguy cơ thất thoát, sai sót trong quá trình kiểm đếm thủ công.
ĐA DẠNG HÓA CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN KHẢ THI
Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, Trường Trung cấp nghề GTVT Bắc Ninh đã nghiên cứu và đưa vào áp dụng linh hoạt nhiều hình thức thanh toán, phù hợp với năng lực công nghệ của từng đối tượng học viên:
Chuyển khoản định danh và QR tĩnh: Nhà trường thiết lập hệ thống tài khoản chuyên thu tại các ngân hàng thương mại uy tín. Mã QR tĩnh kèm thông tin số tài khoản được niêm yết công khai tại bảng tin và điểm tiếp nhận hồ sơ để học viên quét mã nhanh chóng.
Mã QR động tích hợp biên lai điện tử: Từng bước tích hợp công nghệ vào phần mềm quản lý học viên.
NHỮNG RÀO CẢN VÀ THÁCH THỨC TRONG GIAI ĐOẠN CHUYỂN GIAO
Dù mang lại lợi ích to lớn, song việc chuyển đổi từ thói quen sử dụng tiền mặt sang nền tảng số tại nhà trường cũng vấp phải không ít khó khăn mang tính thực tế.
Trước hết là bài toán về hạ tầng công nghệ và chi phí. Để vận hành trơn tru, nhà trường cần đầu tư nâng cấp hệ thống mạng internet, mua sắm máy quét, thiết bị POS và mua bản quyền hoặc thuê phần mềm quản lý tài chính có khả năng tích hợp cổng thanh toán trực tuyến. Điều này đòi hỏi một nguồn kinh phí duy trì và vận hành không nhỏ.
Thứ hai là năng lực thích ứng của nhân sự và người học. Đội ngũ kế toán, thủ quỹ buộc phải thay đổi tư duy làm việc, tham gia các khóa tập huấn để làm chủ công nghệ mới. Trong khi đó, một bộ phận học viên lớn tuổi tham gia các khóa học lái xe hoặc học viên từ các vùng nông thôn vẫn giữ tâm lý e ngại công nghệ, trung thành với thói quen tiêu tiền mặt.
Cuối cùng là nỗi lo về an ninh mạng và bảo mật. Tình trạng tội phạm công nghệ cao ngày càng tinh vi, với các chiêu trò như dán đè mã QR giả mạo tại các điểm công cộng nhằm chiếm đoạt tài sản, hay nguy cơ nghẽn mạng, lỗi đường truyền từ ngân hàng vào các đợt cao điểm cũng là bài toán khiến ban giám hiệu nhà trường phải đặc biệt lưu tâm.
KHUYẾN CÁO AN TOÀN GIAO DỊCH DÀNH CHO HỌC VIÊN
Chỉ thực hiện quét mã QR được niêm yết chính thức bên trong văn phòng tài vụ hoặc trên ứng dụng nội bộ của Nhà trường.
Trước khi nhấn nút xác nhận chuyển tiền (Accept/Transfer), bắt buộc phải kiểm tra kỹ thông tin đơn vị thụ hưởng là: Trường Trung cấp nghề Giao thông vận tải Bắc Ninh.
Không thực hiện giao dịch qua các đường link lạ do các cá nhân mạo danh cán bộ nhà trường gửi qua tin nhắn SMS, Zalo hoặc Facebook.
HỆ GIẢI PHÁP ĐỒNG BỘ VÀ LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ
Để hiện thực hóa mục tiêu đề ra và vượt qua các thách thức, Trường Trung cấp nghề GTVT Bắc Ninh xây dựng lộ trình bài bản với các giải pháp trọng tâm:
Nhà trường chủ động bắt tay hợp tác chiến lược với các ngân hàng thương mại lớn có thế mạnh công nghệ trên địa bàn tỉnh. Mối quan hệ hợp tác này giúp nhà trường được hỗ trợ miễn phí thiết bị POS, tích hợp hệ thống QR code với chi phí ưu đãi nhất, thậm chí hướng tới việc miễn phí giao dịch hoàn toàn cho học viên trường nghề. Song song với đó, công tác truyền thông và tập huấn được đặt lên hàng đầu. Nhà trường triển khai đồng loạt việc dán các standee hướng dẫn trực quan tại bảng tin của nhà trường, Fanpage. Đội ngũ cán bộ tuyển sinh, giáo viên chủ nhiệm đóng vai trò là những tuyên truyền viên trực tiếp hướng dẫn học viên thực hiện đóng phí điện tử ngay khi làm thủ tục nhập học.
Đặc biệt, yếu tố bảo mật và quản trị rủi ro được kiểm soát nghiêm ngặt. Quy trình đối soát dòng tiền giữa kế toán trường và ngân hàng được thực hiện theo ngày để kịp thời xử lý các giao dịch phát sinh lỗi. Các bảng mã QR tĩnh tại văn phòng thu phí đều được đóng khung kính bảo vệ, thường xuyên được lực lượng bảo vệ và cán bộ chuyên trách kiểm tra định kỳ nhằm ngăn chặn tuyệt đối tình trạng kẻ gian dán đè mã lừa đảo.
Có thể khẳng định, việc quyết liệt triển khai công tác thanh toán không dùng tiền mặt tại Trường Trung cấp nghề GTVT Bắc Ninh không chỉ đơn thuần là thay đổi một phương thức thu chi, mà là một minh chứng cho tư duy đổi mới, dám nghĩ dám làm của ban lãnh đạo nhà trường. Đây sẽ là bệ phóng vững chắc góp phần cùng ngành xây dựng hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu về chuyển đổi số, xây dựng một xã hội số văn minh, hiện đại và an toàn.
